Auszug aus dem Leistungsspektrum:

Büromanagement

  • E-Mail- und Schriftverkehr  -  ​deutsch, spanisch, englisch, französisch

  • Telefonsekretariat  -  Kunden-Hotline oder Zentrale

  • Ablage (digital und analog)  -  Ordner-Organisation im Intranet​ & Büro 

  • Recherchen  -  Erarbeitung​ und Dokumentation von neu erforderlichen Informationen, Formularen etc., Benchmarking (Marktanalyse) 

  • Terminplanung / Kalendermanagement

  • Unterstützung im klassischen Marketing  -  E-Mail, Newsletter, Präsentationen

  • Backoffice​ ​ -  Qualitätssicherung, Datenmanagement, Transkription, Einkauf

  • Textkorrektur & Korrekturlesen  -  schnelle Überprüfung von Texten aller Art auf Grammatik​, Rechtschreibung, sprachlichen Ausdruck und Stil

Auftragsmanagement

  • Angebots- und Auftragserstellung und -erfassung bis Lieferschein und  Rechnung,
    z.B. mit 
    Microsoft Dynamics 365, Warenwirtschafts- oder OpenSource-Software

  • Administration und Support von Usern 
    z.B. Schulung in ERP-Software, Erstellen von Handreichungen & Dokumentationen

  • Kundenmanagement  -  Customer-Care-Support
    Kommunikation und Betreuung auf deutsch, spanisch, englisch, französisch

  • Projektmanagement und -dokumentation 

Vorbereitende Buchhaltung

 
Zum Glück ist hier die Digitalisierung schon fortgeschritten: Belege einscannen, Rechnungen per E-Mail versenden, mittlerweile ist vieles nicht nur möglich, sondern auch erlaubt. Das macht ein Auslagern fast aller anfallenden Tätigkeiten sinnvoll:

  • Fakturierung (Rechnungserstellung) 

  • Überwachung Zahlungsein-/ausgänge, Mahnwesen

  • Belegmanagement  z.B. mit Erfassungssoftware

  • Archivierung und digitale Ablage von ein- und ausgehenden Rechnungen​

  • Kontakt zu Steuerberatung / Buchhaltung

Prozessoptimierung

  • Prüfung und Analyse der operativen Abläufe in Tagesgeschäft und Jahreslauf

  • Überwachung z.B. von Abrechnungs- und Zahlungszeitpunkten

  • Erstellen von Tabellen, Übersichten​, z.B. zur Strukturierung des Tagesgeschäfts

  • Abläufe für neue Vorgänge (zusammen) erarbeiten, definieren und in Form von konkreten Ablauf-/Tätigkeitsbeschreibungen verständlich dokumentieren​

  • ​Workflow verbessern, d.h. Vorgänge vereinfachen, "Zeitfresser" beseitigen​​